8/2009 SEMINARI SOBRE LA GESTIÓ DE DOCUMENTS A LES ORGANITZACIONS
Els grans volums de documentació i informació que estem gestionant a les nostres organitzacions posa de manifest, ara més que mai, la necessitat d'organitzar-les per tal d'evitar duplicitats documentals, optimitzar els recursos que disposa la pròpia empresa orientant-nos cada vegada més cap a la societat del coneixement.
Com a resultat ha sorgit el repte de definir una estratègia global dirigint-nos cap a la implantació de sistemes de gestió de documents, oferint-nos un accés i disponibilitat de la informació immediat, una millora en la productivitat i en el seu capital intel·lectual, un anàlisi del valor, una reducció dels costos i un control del procés de gestió de l'organització orientat als clients.
Les organitzacions que vulguin arribar a l'excel·lència cal que tinguin normalitzats els seus documents,
disposin d'un disseny i normalització dels processos, optimitzin l'ús de les tecnologies i disposin d'un sistema de gestió integral de la documentació i poder gestionar el coneixement.
La norma ISO 15489 ens defineix la gestió de documents (Records Management) com “àrea de gestió responsable d'un control eficient i sistemàtic de la creació, la recepció, el manteniment, l'ús i la disposició
de documents, incloent processos per a incorporar i mantenir, en forma de documents, la informació i prova de les activitats i operacions de l'organització”.
La llei 10/2001 de 13 de juliol d'Arxius i Documents, ens defineix un “Sistema de gestió documental com el conjunt d'operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l'ús, la conservació i l'eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l'objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible”.
El disseny d'una política d'integració total de l'empresa, amb la transversalitat que desprèn i li correspon, alhora de portar a terme la implantació d'un sistema de gestió de documents i arxiu, ens servirà de base i ens facilitarà l'obtenció de sistemes de gestió de la qualitat.
Objectius:
L'objectiu d'aquest seminari és oferir els coneixements bàsics de gestió de documents i els requeriments que calen per a la implantació d'un sistema de gestió documental per a poder obtenirr la norma ISO 15489.
Destinataris:
A professionals i directius d'organitzacions que vulguin simplificar i millorar processos i implantar un
sistema de gestió documental integral en benefici de l'empresa per a facilitar el camí cap a l'excel·lència.
Programa:
Mòdul 1: Els documents i la informació
- Els suports i les tipologies documentals
- Els models de documents: la seva normalització
- La importància del cicle de vida documental
Mòdul 2: La planificació estratègica
- Estudi de l'organització i de les seves actuacions: una auditoria documental
- Anàlisi de les tècniques organitzatives
- Valoració dels sistemes existents
- Formació a l'empresa
Mòdul 3: La metodologia arxivística i l'accés a la informació
- El Quadre de classificació
- Els sistemes de descripció.
- L'avaluació documental: eliminació i/o conservació
- La transferència documental i la seva importància
- Polítiques de conservació
- L'accés a la documentació i a la informació
Mòdul 4: El sistema de gestió documental a l'organització
- Disseny d'un sistema de gestió de documents
- Implantació d'un sistema de gestió de documents
- Requeriments bàsics per a la gestió dels documents electrònics d'arxiu
- Control i avaluació del sistema
- Quantificació i reducció de costos
Mòdul 5: Les normatives del sistema
- Manuals de procediments i reglament del sistema
- La norma ISO 15489: generalitats i directrius
Professores:
Fina Solà ( Responsable del Sistema de Gestió Documental a la Diputació de Barcelona)
Pilar Soldevila (Directora Departament Innovació, Economia i Empresa Uvic i coordinadora de la Facultat d'ADE de la Uvic)
Durada:
10 hores
Preu:
130 euros (150 euros no socis)
Participants:
30
Dates i llocs:
20 i 22 d'octubre
Tarragona
Arxiu del Port de Tarragona
C/ d'Anselm Clavé, 2
De 16h. a 21h.
Certificat: Aprofitament
Dates d'inscripció:
General: Del 9 de febrer al 9 de març. Específic: Del 5 al 13 d'octubre
|
